Quatro ferramentas para inovar na sua comunicação interna

Uma comunicação interna eficiente ajuda a aumentar o engajamento e o bem-estar dos colaboradores, refletindo também nos resultados da organização. Conhecer e aplicar boas ferramentas para essa comunicação ajuda na retenção de talentos e no fortalecimento da cultura organizacional. 

Com o surgimento das limitações para o trabalho presencial, ocasionadas pela pandemia, equilibrar todos os humores à distância tornou-se uma tarefa a ser executada. Para manter toda a equipe em sintonia, as empresas contam com a ajuda de portais de conteúdo, serviços de videoconferência e atendimentos de saúde à distância para os colaboradores. Nesta era do conhecimento, sai na frente quem tem as melhores cabeças formulando estratégias de negócio. 

Estudos anteriores à pandemia mostraram que, em países desenvolvidos, 80% dos trabalhadores gostariam de trabalhar remotamente, pelo menos em tempo parcial. E, com a prática generalizada do home office, alguns empregadores notaram também que, mesmo fora do escritório, a execução das tarefas e a realização de reuniões costumam funcionar bem. 

Criar um espaço saudável de comunicação com as equipes internas é um desafio ainda mais relevante agora, com muitos trabalhando remotamente. Para isso, listamos as cinco principais ferramentas utilizadas para criar uma comunicação interna eficaz e que mantenha os times alinhados ao propósito da empresa. Confira quais são e veja os prós e contras de utilizá-las:

1. Intranet e portal corporativo

A intranet tem um papel importante nas organizações por concentrar serviços destinados aos colaboradores. É por ela que as empresas costumam disponibilizar formulários de cadastro, sistemas de declaração de despesas e de contratação de serviços terceirizados, além de manuais e normas internas. Antigamente, eram também um canal para compartilhar comunicados e outras informações com os funcionários, o que vem mudando com o surgimento das redes sociais corporativas, por exemplo. Apesar de ser uma ferramenta bastante consolidada e muitas vezes barata, a restrição de uso através de redes privadas tem feito a intranet perder espaço para soluções mais versáteis disponíveis no mercado. Há empresas que contratam sistemas especializados para atender cada uma de suas áreas, sendo que a maioria deles é acessível por plataformas online. O que torna obsoleta a necessidade de desenvolver e manter sistemas de intranet.

Prós: é um canal de comunicação seguro e exclusivo entre empresas e funcionários. Pode ser bastante customizada de acordo com as necessidades da organização.

Contras: a comunicação é unidirecional, não promove a interação entre quem envia e quem recebe mensagens e informações. Nesta nova rotina entre escritório e trabalho remoto, o uso da intranet deu trabalho às equipes de TI. Como é uma rede fechada, permitir o acesso pelos colaboradores de casa torna-se um desafio para muitas empresas. 

2. Rede social corporativa

Cada vez mais populares, as redes sociais corporativas ganham espaço nas empresas que buscam uma comunicação mais próxima e efetiva com os seus colaboradores. Ela agrega os recursos da intranet com o ambiente já conhecido das redes sociais, o que permite explorar o melhor desses dois mundos com a comunicação por diferentes tipos de mídia, como vídeos, imagens e até mesmo os populares GIFs animados atrelados aos conteúdos internos da organização. Entre os diferenciais, também está a abertura de espaço para que os colaboradores divulguem suas conquistas e sejam reconhecidos por colegas e superiores neste ambiente altamente interativo com comentários e curtidas nas publicações. 

Duas das principais redes que ganharam o mercado são o Workplace e o Yammer. O primeiro pertence ao Facebook e explora a familiaridade que as pessoas têm com o layout, que é muito parecido com o da famosa rede social. Já o segundo carrega a marca Microsoft, e leva vantagem na integração com outras ferramentas da gigante de software. 

Prós: possibilitam compartilhar, em um mesmo ambiente as comunicações oficiais da empresa e os recados ou comunicados emitidos pelos colaboradores. São mais dinâmicas que os serviços de intranet porque permitem a interação por comentários e reações, como nas redes sociais já conhecidas. Isso aumenta consideravelmente o engajamento com os comunicados, principalmente, quando recursos de arte e vídeo são explorados.

Contras: é necessário que haja a plena participação dos colaboradores na plataforma para que a comunicação seja efetiva. 

3. TV corporativa

As TVs corporativas são um canal exclusivo entre a empresa e o colaborador quando usadas na comunicação interna. Dispostas em locais estratégicos de escritórios ou fábricas, elas são utilizadas para informar sobre eventos, benefícios, treinamentos, oportunidades de carreira e, agora na pandemia, são um importante canal de conscientização para procedimentos de segurança, por exemplo. O home office fez surgir uma forma híbrida da comunicação, antes restrita aos televisores. As redes sociais corporativas, podem absorver os conteúdos preparados para as TVs, trazendo este recurso para a tela do computador ou do celular dos membros da equipe.

Prós: o forte apelo visual tornam a disseminação de informações e comunicados muito mais efetiva do que através de murais e e-mails. Além disso, atendem às demandas de diferentes departamentos, como os de Recursos Humanos, Marketing e Comunicação Corporativa. Sendo ainda, um importante canal de comunicação com o chão de fábrica ou profissionais terceirizados que não acessam a intranet da empresa.

Contras: demandam recursos para aquisição e manutenção dos televisores, além de uma equipe técnica para realizar as instalações. Não é adequado para informações que precisam de uma comunicação mais rápida como um disparo de e-mail ou mensagens no celular.

4.  Aplicativos para comunicação e trabalho de equipes

Ganham popularidade nas empresas, as ferramentas que conferem mobilidade pelo o acesso com smartphones. Além das redes sociais corporativas, destacam-se nesse quesito aplicativos para gerir equipes e projetos, como o Slack e o Trello. Há, também, aquelas que permitem a realização de reuniões por videoconferência, como o Microsoft Teams, o Cisco Webex Meetings, o Zoom e o Google Meet. 

Além dos aplicativos mais voltados às comunicações corporativas, há ainda o WhatsApp, já consagrado para a troca de mensagens cotidianas. Por ser amplamente utilizado, o aplicativo se tornou um canal para comunicados e outras informações importantes que podem conter vídeos e imagens.

Também é possível carregar suas velhas ferramentas de trabalho no seu bolso. Para isso, opções como o Microsoft 365 e o Google Workspace são as favoritas das empresas. Na primeira delas, é possível utilizar os editores de texto, planilhas e apresentações da Microsoft em qualquer lugar. Os aplicativos da concorrente também fazem estas tarefas e estão integrados ao ambiente Google. Nos dois casos há o acesso aos serviços de e-mail, calendário e videoconferência. As duas opções são pagas na versão para empresas. Antes de optar por uma delas, vale listar os prós e contras de cada solução.

Prós: é possível gerenciar as atividades da equipe, fazer reuniões, emitir comunicados ou alterar documentos e apresentações de qualquer lugar. 

Contras: nos aparelhos móveis, como smartphones, criar uma apresentação do zero em uma tela pequena será um desafio. Além disso, instabilidades com a internet móvel podem dificultar a participação em videoconferências, por exemplo.

A comunicação interna pode ser explorada de diferentes formas pelas empresas, e de acordo com as necessidades estratégicas de cada organização. Você pode saber mais sobre como tornar a sua comunicação com os funcionários mais efetiva. É só nos deixar uma mensagem aqui, explicando a sua necessidade que entraremos em contato.