Uma boa estratégia de comunicação precisa necessariamente envolver um direcionamento em relação ao tom das peças publicitárias, informativos, matérias, comunicados, entre outros. O objetivo é que o emissor da mensagem tenha uma personalidade clara, alinhada com os produtos ou serviços que oferece, e que possa aproximá-lo dos seus públicos-alvo. Várias marcas fazem isso muito bem. Um exemplo bem conhecido é o da Netflix, que conquista fãs sendo "gente como a gente" nas redes sociais.
Mas embora esse conceito seja muito conhecido na comunicação com os clientes e públicos externos, poucas são as empresas que pensam no
tom de voz na hora de falar com os colaboradores. Como a empresa quer ser vista pelos colaboradores? De que forma é possível se aproximar dos diferentes perfis? Como abordar assuntos diversos, que vão desde promoções até desligamentos, seguindo uma mesma linha de comunicação?
Pensando nisso, separamos algumas dicas que ajudam as áreas de
recursos humanos e de comunicação a pensar sobre esses pontos. Vamos nessa?
O primeiro passo para definir o tom de voz da empresa é analisar a estrutura do negócio. De que forma ele é visto no mercado em que está inserido? Que imagem a sua empresa quer transmitir? Se a sua empresa fosse uma pessoa, como ela seria? Que idade, sexo e personalidade teria?
Depois de entender um pouco essa personificação do seu negócio, pense em como essa pessoa imaginária falaria. O tom é formal ou informal?
Quando imaginamos o tom de voz da Interteia, por exemplo, pensamos em uma mulher que trabalha com comunicação e tem em torno de 30 anos. É com essa personalidade que nos comunicamos com os nossos diferentes públicos.
Outra lição de casa importante é analisar os seus públicos-alvo internos. Como se dividem os perfis dos seus colaboradores em termos de idade, sexo, escolaridade, renda e outros elementos importantes? Como eles se comportam no ambiente de trabalho? O que eles gostam de fazer? Quais são suas relações mais fortes na equipe? Quais são as maiores dificuldades e os ruídos mais comuns da comunicação? Quais são os seus produtos e de que forma você se relaciona com os públicos externos?
Responder a todas essas perguntas vai ajudar a entender de que forma falar para se aproximar desses públicos. Você deve manter sempre um
tom de voz condizente com aquele que você definiu no item anterior. Mas pode adaptá-lo dependendo dos interlocutores. Em outras palavras: a jovem profissional de comunicação que representa o tom de voz da Interteia deve ter posturas diferentes em uma reunião de diretoria e em um happy hour
com os colegas de trabalho.
O tom de voz segue essa mesma dinâmica. Ele deve ser
coerente com a personalidade corporativa, mas deve se adaptar aos canais e públicos-alvo. Se tiver dúvidas de como fazer essa dinâmica, uma ferramenta que auxilia bastante é a criação de personas.
Nesta matéria a Vivian, fundadora da Interteia, fala um pouco mais sobre isso!
Toda a equipe precisa estar alinhada com o novo tom de voz da empresa, e isso começa primordialmente pelas lideranças. Afinal, esses profissionais estão diretamente em contato com os públicos internos e externos. Os bons líderes são capazes de inspirar grandes públicos.
Manter uma conversa constante e até leve com os colaboradores é de suma importância para que a empresa esteja próxima os conheça de fato.
Certo, já temos o tom de voz… agora precisamos de um bom diálogo! A comunicação interna não cumpre seu propósito se feita apenas de cima para baixo, não importa o quão bonitas sejam suas palavras.
Depois de bater papo e se aproximar dos colaboradores, que tal envolvê-los também na criação da comunicação interna?
Recolher feedbacks de forma aberta e atenciosa
deixa os funcionários mais confortáveis, além de mostrar que a empresa se preocupa com o pensamento individual e coletivo nas mesmas proporções.
Por isso, é importante definir e deixar claro aos colaboradores que suas vozes importam, e que a comunicação também é feita por eles. É ideal que a empresa tenha canais abertos para receber comentários. Também é possível estimular as publicações feitas pela equipe, para que todos saibam que o espaço está disponível para a colaboração.
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Conheça quatro ferramentas para a comunicação interna da sua empresa fluir
Gostou das dicas? Depois me conta se você as aplicou na sua empresa e qual foi o resultado, hein? Ah, e acho que você pode gostar também do nosso novo e-book, Do Planejamento à Ação: 5 passos para fazer sua comunicação decolar. Ele é totalmente gratuito e está disponível
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Stephanie Hahne
marketing e conteúdo
Formada em jornalismo pela Universidade Anhembi Morumbi, tem experiência de seis anos na comunicação, atuando como redatora, repórter, fotógrafa, editora e tradutora. Iniciou a carreira na comunicação da Votorantim. Depois, migrou para a economia criativa, tendo atuado como repórter e editora do portal Tenho Mais Discos que Amigos.
Vivian Peres
fundadora
Graduada em comunicação social (jornalismo) pela Universidade Estadual Paulista (Unesp) com pós‐graduação em relações internacionais pela Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo (Fesp‐SP) e MBA em marketing pela Escola Superior de Propaganda e Marketing (ESPM). Iniciou a carreira como repórter em algumas das mais importantes revistas femininas do país em 2001. Desde 2005, realiza atividades de comunicação corporativa, tendo prestado serviços para empresas como McDonald’s, Fisk, Arcor, Petrobras, Texbrasil/ Abit, Anbima, Iosco, Cietec, Anprotec, Hypermarcas e AVG, entre outras. Tem mais de 400 horas de experiência em gestão de projetos usando técnicas de design thinking. Fala inglês, francês e espanhol.
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