Tom de voz na comunicação interna: por que ele é tão importante

Uma boa estratégia de comunicação precisa necessariamente envolver um direcionamento em relação ao tom das peças publicitárias, informativos, matérias, comunicados, entre outros. O objetivo é que o emissor da mensagem tenha uma personalidade clara, alinhada com os produtos ou serviços que oferece, e que possa aproximá-lo dos seus públicos-alvo. Várias marcas fazem isso muito bem. Um exemplo bem conhecido é o da Netflix, que conquista fãs sendo "gente como a gente" nas redes sociais. 

Mas embora esse conceito seja muito conhecido na comunicação com os clientes e públicos externos, poucas são as empresas que pensam no tom de voz na hora de falar com os colaboradores. Como a empresa quer ser vista pelos colaboradores? De que forma é possível se aproximar dos diferentes perfis? Como abordar assuntos diversos, que vão desde promoções até desligamentos, seguindo uma mesma linha de comunicação?

Pensando nisso, separamos algumas dicas que ajudam as áreas de recursos humanos e de comunicação a pensar sobre esses pontos. Vamos nessa? 

Quem sou eu?

O primeiro passo para definir o tom de voz da empresa é analisar a estrutura do negócio. De que forma ele é visto no mercado em que está inserido? Que imagem a sua empresa quer transmitir? Se a sua empresa fosse uma pessoa, como ela seria? Que idade, sexo e personalidade teria? 

Depois de entender um pouco essa personificação do seu negócio, pense em como essa pessoa imaginária falaria. O tom é formal ou informal? 

Quando imaginamos o tom de voz da Interteia, por exemplo, pensamos em uma mulher que trabalha com comunicação e tem em torno de 30 anos. É com essa personalidade que nos comunicamos com os nossos diferentes públicos. 

Para quem eu falo?

Outra lição de casa importante é analisar os seus públicos-alvo internos. Como se dividem os perfis dos seus colaboradores em termos de idade, sexo, escolaridade, renda e outros elementos importantes? Como eles se comportam no ambiente de trabalho? O que eles gostam de fazer? Quais são suas relações mais fortes na equipe? Quais são as maiores dificuldades e os ruídos mais comuns da comunicação? Quais são os seus produtos e de que forma você se relaciona com os públicos externos? 

Responder a todas essas perguntas vai ajudar a entender de que forma falar para se aproximar desses públicos. Você deve manter sempre um tom de voz condizente com  aquele que você definiu no item anterior. Mas pode adaptá-lo dependendo dos interlocutores. Em outras palavras: a jovem profissional de comunicação que representa o tom de voz da Interteia deve ter posturas diferentes em uma reunião de diretoria e em um happy hour com os colegas de trabalho.

O tom de voz segue essa mesma dinâmica. Ele deve ser coerente com a personalidade corporativa, mas deve se adaptar aos canais e públicos-alvo. Se tiver dúvidas de como fazer essa dinâmica, uma ferramenta que auxilia bastante é a criação de personas. Nesta matéria a Vivian, fundadora da Interteia, fala um pouco mais sobre isso!