Temos feito uma série de conteúdos aqui no site da Interteia sobre planejamento de comunicação, dando dicas de como tirá-lo do papel. Já falamos de como criar objetivos de comunicação, estabelecer públicos-alvo e personas, e das técnicas para a elaboração de metas. Agora, chegou o momento de abordar o lado mais prático:
a gestão dos projetos e os cronogramas de entrega.
Mas antes de entrar nos detalhes e nas ferramentas em si, precisamos falar de algo muito importante: a procrastinação. Você já percebeu que nós costumamos deixar para trás as tarefas mais longas e difíceis? O que não tem prazo definido também tem grandes chances de ficar de lado. Outra dificuldade comum é se perder na quantidade de ações e de detalhes em um cenário que se torna cada vez mais complexo.
Para solucionar esses dois problemas, ensinamos algumas técnicas bem simples e fáceis de serem aplicadas. Vamos nessa?
1. Categorize e fatie as atividades
O primeiro passo para começar a tirar o seu planejamento de comunicação do papel é separar as atividades recorrentes daquelas que têm começo, meio e fim, como eventos ou campanhas.
Atividades recorrentes
Se você definiu que vai atualizar o seu site quinzenalmente e postar nas redes sociais três vezes por semana, essas são algumas atividades que consideramos recorrentes. Normalmente temos tarefas semanais, mensais, quinzenais, trimestrais/semestrais e anuais. Para as tarefas recorrentes, o processo é muito simples: estabelecer a periodicidade e as datas de entrega não apenas do resultado final, mas dos estágios intermediários, se for o caso.
Projetos e campanhas especiais
Aqui que mora o maior perigo. Os projetos ou campanhas especiais tendem a ficar para trás, pois muitas vezes são complexos, o que pode dar aquela sensação de "nem sei por onde começar". Por isso, para os projetos grandes, fatie o máximo possível as suas atividades.
Se você definiu que vai refazer totalmente o seu site, essa é uma tarefa de porte médio ou grande, dependendo de como é o seu ambiente on-line. Por isso é importante dividi-la em várias fases: fazer o sitemap, escrever os textos, definir linha gráfica, escolher empresa de desenvolvimento etc.
Coloque prazo em todas as atividades e não deixe que nenhuma delas tenha mais do que oito horas. Se for o caso, crie subtarefas. Nós gostamos de finalizar o que começamos e desanimamos diante de tudo o que leva muito tempo para acabar.
Dica de ferramenta: OneNote
Pouca gente usa essa ferramenta incrível que faz parte do pacote Office. Segundo a própria Microsoft, o OneNote é como um bloco de notas digital. Nessa fase, ele ajuda bastante a organizar as ideias, criar checklists, desenhos e esboços.
2. Mensure as horas e priorize as tarefas mais importantes
Depois de listar as atividades, é importante definir o tempo necessário para executar cada fase. As atividades devem ter no máximo oito horas de duração. Se tiver mais que isso, tente fatiá-las em subtarefas. Lembre-se de que quanto mais curtas e mais claras as tarefas, menor o risco de você procrastiná-las. Coloque então cada uma planilha com uma data de entrega.
Você já ouviu falar do Princípio de Pareto? Ele afirma que aproximadamente 80% dos efeitos vêm de 20% das causas. O pessoal que trabalha com tecnologia e programação costuma usar uma variação dessa máxima, dizendo que "80% do valor de qualquer programa está em 20% de suas funcionalidades".
Com isso em mente, compare a duração de cada projeto com as horas que você tem disponíveis para realizá-los e priorize as atividades mais importantes e aquelas com potencial para colocar você perto dos seus objetivos. Ou seja, os 20% que são responsáveis pelos 80% de resultados. Abaixo colocamos a Matriz de Eisenhower, uma das ferramentas mais efetivas que existem para quem quer gerenciar tarefas com critério.
Dica de ferramenta: Excel
Sim, o bom e velho Excel é excelente para criar cronogramas gerais e calcular horas. No nosso de materiais úteis para o planejamento de comunicação, colocamos a nossa planilha para você usar de referência.
de ferramentas úteis da Interteia!
3. Crie os projetos com datas de entregas e responsáveis
Agora é o momento de estruturar os projetos com mais detalhes. Verificar se cada item do excel tem subtarefas. Também é preciso decidir quem vai fazer o que e definir as datas de entrega. Se você trabalha em equipe, é importantíssimo estabelecer uma ferramenta de gestão de projetos, pois facilita bastante a organização e diminui o retrabalho. Aqui na agência usamos o Trello, que é gratuito e atende todas as nossas necessidades.
Dica de ferramenta: Trello
Crie um quadro para cada projeto. Aqui na agência, gostamos de adicionar as colunas seguindo uma lógica de Scrum. Colocamos uma com todas as tarefas, e vamos movimentando de acordo com o status: "em andamento", "em aprovação com o cliente", etc. Na dúvida de como criar o seu projeto no Trello? Acesse o nosso planejador de lives e webinars e inspire-se!
4. Acompanhe o status periodicamente
Quem usa metodologias ágeis como o Scrum costuma criar ciclos curtos para o acompanhamento dos resultados. Eles são chamados de “sprints”. No livro “SCRUM: A arte de fazer o dobro de trabalho na metade do tempo”, Jeff Sutherland explica de forma bem fácil e direta essa dinâmica.
"No início de cada ciclo, acontece uma reunião para planejar o sprint. A equipe determina a quantidade de trabalho que acredita ser capaz de realizar nas duas semanas seguintes. As tarefas são selecionadas a partir daquela lista de prioridades e anotadas em post-its, que são colados na parede. A equipe resolve quantas tarefas será capaz de executar durante o sprint". Ao final de cada ciclo, é hora de se reunir e verificar o que foi realizado ou não e corrigir as dificuldades.
Dica de ferramenta: Slack
O Slack é um WhatsApp com mais funcionalidades para quem quer se comunicar. Uma das funcionalidades principais é que você pode criar salas de bate-papo persistentes organizadas por tópicos e grupos privados. Principalmente para quem trabalha em grandes times e de forma remota é uma mão na roda.
